Benutzer im SAP löschen

SAP Benutzer löschen

Ein großes Thema das immerwieder und grade aktuell heiß diskutiert wird, ist das Löschen von Benutzerdaten im SAP. Im Schatten der DSGVO herrscht weitestgehend Unklarheit was erlaubt ist und ebenso ob Daten im SAP einfach gelöscht werden dürfen.

Grundlegend erstmal kann ich alles löschen, auch Benutzer, ob ich das sollte steht dabei erstmal nicht zur Debatte. Das Löschen geht schnell und ohne weitere Hinweise über die entsprechende Transaktion.

Ist Löschen nun sinnvoll?

Nein, grundlegend nicht, denn Nachweispflichten für Gewinnermittlung, die Nachvollziehbarkeit im System haben ebenso Priorität. Dies geht aus gesetzlichen Vorschriften hervor, die über dem Recht auf Vergessen stehen.

Alle Daten die zur Gewinnermittlung genutzt werden dürfen nicht geändert werden, dazu zählen auch Bearbeiter von relevanten Daten die zur Gewinnermittlung herangezogen werden.

Die genauen Fristen richten sich nach Ländern, Tarifverträgen, Handwerksordnungen und eventuellen Sonderverträgen. Aus diesem Grund werden hier keine pauschalen Fristen genannt. Da sonst leicht Verwirrungen entstehen können.

Löschen mit System

Nach der Feststellung welche Fristen für den eigenen Betrieb gelten können Berichte und automatische Löschungen angelegt werden. Die nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen die Daten löschen. Vorher genügt es Benutzer zu sperren, die Berechtigungen zurückzudatieren und den Benutzer für ungültig zu erklären. Letzteres ist relevant für die Kosten pro Benutzer im Sinne der SAP Lizenz. Niemand möchte für ausgetretene Mitarbeiter SAP Lizenzgebühren bezahlen.

Die Frage warum Berechtigungen zurückdatiert werden sollen, erhält eine klare Antwort: „Missbrauch sollte generell unmöglich gemacht werden.“ Addons wie Single Sign On (SSO), könnten eventuell noch funktionieren und Accounts reaktivieren. Ebenso gibt es noch andere Szenarien, die eine Nutzung ermöglichen könnten. Mit den zurückdatierten Berechtigungen ist der Account nicht mehr nutzbar und kann im System nichts mehr tun. Wodurch die Integrität des Systems zu 100% gewährleistet wird.

Sollten jemand den Wunsch haben, dass er erfährt wie im System automatische Löschungen angelegt werden, bitte ich um einen kurzen Kommentar und dann werde ich dazu einen Leitfaden zur Verfügung stellen.

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